書類の処分！家庭で整理する時のコツは保存期間を決めること

書類って、気が付くとたくさん溜まってしまいますよね。

しかも、お堅い書類ほど処分できず、何年もそのままなんてことも。

収納場所にも困ります。

でも安心してくださいね。

この記事で紹介する書類整理の方法を使えば、ボリュームを半分以下に減らすことが出来ます。

実際、私はこの方法で持っていた書類を１８分の１までに減らすことが出来ました。

全部で厚さ２ｃｍなので、収納にも困りません。さっそくご紹介していきましょう。

大前提：未処理の書類は整理する前に処理しておく

１つ大前提のお話をします。未処理状態となっている書類は、まずは処理してください。

上記は一例ですが、書類は速やかに処理しましょう。

未処理の書類は処分していいものか判断が難しく、そこで作業が止まってしまうものです。

断捨離してすっきりするためにも、未処理の書類を０にしましょう。

書類を家庭で整理する方法

家庭で書類を整理する方法をまとめると以下のようになります。

この記事を読みながら書類を整理するのがオススメですよ！今すぐ行動してみましょう。

手順１．封筒に入っている書類を封筒からすべて取り出す

まず、封筒に入ったままになっている書類をすべて封筒から取り出します。封筒に入ったままだと書類の内容が一目で分かりません。この後の分類作業をしやすくするためにも、中身が分かる状態にしましょう。

封筒はすべて処分します。封筒には重要な情報や意味がないからです。封筒を処分するだけで、書類のボリュームは大分減ります。

手順２．すべての書類を広げて重ねる

封筒を処分したら、すべての書類を広げて重ねていきます。３つ折りにされていた書類などを、元の大きさに戻してあげるのです。

多くの書類がＡ４サイズで作成されているため、ほとんどがきちんと積み重なるはずです。こうすることにより、書類の中身が一目で分かりやすくなるため、この後の仕分け作業がしやすくなります。

手順３．個人情報がある書類（Ａ）と個人情報がない書類（Ｂ）に分ける

積み重ねた書類の中身を上から順番に確認し、次の２通りに分類します。

• Ａ：個人情報があるもの
• Ｂ：個人情報がないもの

手順４．Ｂを製品保証書（ａ）とその他（ｂ）に分ける

手順３でＢに分類した書類を、さらに次の２通りに分類します。

• ａ：製品保証書
• ｂ：その他

最終的に、すべての書類が下記のいずれかのカテゴリーに分けられます。

手順５．仕分けた書類の種類ごとに保存期間を見極めて整理する

捨てやすい順番で説明します。

ｂ：その他の書類（保存期間は０！全部捨てる）

ｂに分類された書類は、基本的にすべて処分します。代表的なものは映画などのチラシ、添書、説明書といったところ。理由は次の通りです。

この情報化社会で、紙媒体でしか入手できない情報は非常に少ないはず。

紙の情報は、ネットなどを通じていつでも再入手可能であることがほとんどです。

再入手可能な書類は、保存期間は０と考えて大丈夫。

製品の取扱説明書もこのカテゴリーに含まれます。

大方の企業が取扱説明書をネットで公開していますし、製品の型番でネット検索すれば必要な情報を得ることもできます。

取扱説明書は分厚くかさばりがち。

いっそのこと処分してすっきりしましょう。

また、封書によく入っている添書類は、それ自体には重要な情報が含まれていないことがほとんどです。

判断力はメインとなる書類のために取って置いて、脇役の添書は機械的に処分しましょう。

ａ：製品保証書（書類の保存期間＝保証書の保証期間）

製品保証の書類の保存期間は、保証書の保証期間と同じです。

保証書の保証期間が過ぎているものは捨てます。

前の項目で取扱説明書はすべて捨てると説明しましたね。

取扱説明書の一部が製品保証書になっている場合は、保証期間内は捨てずに取って置きます。保証期間が過ぎたら捨てます。

Ａ：個人情報のある書類（保存期間＝「書類の有効期間or５年」の長い方）

一番捨てにくいカテゴリーです。

重要な書類も含まれているため、慎重に見極めて処分していきましょう。

ここでは、保存期間の見分けがつきやすい書類の特徴を挙げます。

これらの書類は、その書類が有効な間は保存して置きます。

有効期限が分からないものについては、だいたい５年を目安に保存しておきましょう。

ただし、以下に挙げるものは捨ててはまずいものかもしれません。

判断に迷うのであれば、無理に捨てる必要はありません。

ここまで整理できただけでも十分書類は減ったはずです。

残した書類についてはクリアファイルなどで分類して、必要な時に取り出せるよう、きちんと管理したいですね。

書類は厳選してきちんと管理しよう

整理収納のコンサル・アドバイザーの中には、書類は基本的に全部断捨離することを薦める方もいますが、私はその考えには賛同できません。

確かに必要があれば再発行してもらえます。

しかし、きちんと保管すべき書類を勝手に処分して、相手に手間を掛けさせるのはちょっと迷惑ですよね？

捨てるべき書類は捨てて、残しておくべき書類はきちんと管理するのが理想です。

あなたもまずは、書類を封筒から出すところから始めてみませんか？

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