家庭の書類整理に悩むならまずは断捨離!捨てるマニュアル公開

書類のアイキャッチ画像
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書類って、気が付くとたくさん溜まってしまいますよね。しかも、お堅い書類ほど処分できず、何年もそのままなんてことも。収納場所にも困ります。

でも安心してくださいね。この記事で紹介する「書類の断捨離マニュアル」を使えば、ボリュームを半分以下に減らすことが出来ます。

実際、私はこの方法で持っていた書類を18分の1までに減らすことが出来ました。全部で厚さ2cmなので、収納にも困りません。さっそくご紹介していきましょう。

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大前提:未処理の書類は処理しておく

1つ大前提のお話をします。未処理状態となっている書類は、まずは処理してください。

  • 期日までに提出しなければいけない書類
  • 読んだら相手に連絡しなければいけない書類
  • 振込依頼書

上記は一例ですが、書類は速やかに処理しましょう。未処理の書類は処分していいものか判断が難しく、そこで作業が止まってしまうものです。断捨離してすっきりするためにも、未処理の書類を0にしましょう。

書類の断捨離マニュアル

書類の断捨離手順をまとめると以下のようになります。

書類の断捨離手順
  1. 書類を封筒からすべて取り出す
  2. すべての書類を平らな状態にする
  3. 仕分け①:個人情報が入っているもの(A)と個人情報が入っていないもの(B)に分ける
  4. 仕分け②:Bを製品保証書(a)とその他(b)に分ける
  5. 仕分けた書類の種類ごとに見極めて処分する
それぞれの手順について順番に詳しく見ていきましょう。

ちゃお
この記事を読みながら書類を整理するのがオススメですよ!今すぐ行動してみましょう。

手順1.封筒に入っている書類を封筒からすべて取り出す

まず、封筒に入ったままになっている書類をすべて封筒から取り出します。封筒に入ったままだと書類の内容が一目で分かりません。この後の分類作業をしやすくするためにも、中身が分かる状態にしましょう。

封筒はすべて処分します。封筒には重要な情報や意味がないからです。封筒を処分するだけで、書類のボリュームは大分減ります。

手順2.すべての書類を広げて重ねる

封筒を処分したら、すべての書類を広げて重ねていきます。3つ折りにされていた書類などを、元の大きさに戻してあげるのです。

多くの書類がA4サイズで作成されているため、ほとんどがきちんと積み重なるはずです。こうすることにより、書類の中身が一目で分かりやすくなるため、この後の仕分け作業がしやすくなります。

手順3.個人情報がある書類(A)と個人情報がない書類(B)に分ける

分類された書類の画像

積み重ねた書類の中身を上から順番に確認し、次の2通りに分類します。

  • A:個人情報があるもの
  • B:個人情報がないもの

手順4.Bを製品保証書(a)とその他(b)に分ける

さらに分類された書類の画像

手順3でBに分類した書類を、さらに次の2通りに分類します。

  • a:製品保証書
  • b:その他

最終的に、すべての書類が下記のいずれかのカテゴリーに分けられます。

書類の分類カテゴリー
  • A:個人情報のある書類
  • a:製品保証書
  • b:その他

手順5.仕分けた書類の種類ごとに見極めて処分する

捨てやすい順番で説明します。

捨てやすい順番
  1. b:その他
  2. a:製品保証書
  3. A:個人情報のある書類

b:その他(全部捨てる)

bに分類された書類は、基本的にすべて処分します。代表的なものは映画などのチラシ、添書、説明書といったところ。理由は次の通りです。

  • 重要な情報が含まれていない
  • 書類に書かれている情報はネットなどを通じていつでも再入手できる

この情報化社会で、紙媒体でしか入手できない情報は非常に少ないはず。紙の情報は、ネットなどを通じていつでも再入手可能であることがほとんどです。

製品の取扱説明書もこのカテゴリーに含まれます。大方の企業が取扱説明書をネットで公開していますし、製品の型番でネット検索すれば必要な情報を得ることもできます。取扱説明書は分厚くかさばりがち。いっそのこと処分してすっきりしましょう。

また、封書によく入っている添書類は、それ自体には重要な情報が含まれていないことがほとんどです。判断力はメインとなる書類のために取って置いて、脇役の添書は機械的に処分しましょう。

a:製品保証書

保証書の保証期間が過ぎているものは捨てます。前の項目で取扱説明書はすべて捨てると説明しましたね。取扱説明書の一部が製品保証書になっている場合は、保証期間内は捨てずに取って置きます。保証期間が過ぎたら捨てます。

A:個人情報のある書類

一番捨てにくいカテゴリーです。重要な書類も含まれているため、慎重に見極めて処分していきましょう。ここでは、捨てても大丈夫な書類の特徴を挙げます。

捨てても大丈夫な書類の特徴
  • 申込書の本人控え
  • 有効期限が過ぎている
  • 印鑑の無い書類
  • 5年以上前の書類
捨ててはまずい書類の特徴も挙げておきます。
捨ててはまずい書類の特徴

  • 証書
  • 契約書(契約が切れていないもの)
  • 偉い人の印鑑が押された書類
これらの特徴を踏まえたうえで、捨てるべき書類を慎重に吟味しましょう。判断に迷うのであれば、無理に捨てる必要はありません。ここまで整理できただけでも十分書類は減ったはずです。

残した書類についてはクリアファイルなどで分類して、必要な時に取り出せるよう、きちんと管理したいですね。

書類は厳選してきちんと管理しよう

整理収納のコンサル・アドバイザーの中には、書類は基本的に全部断捨離することを薦める方もいますが、私はその考えには賛同できません。

確かに必要があれば再発行してもらえます。しかし、きちんと保管すべき書類を勝手に処分して、相手に手間を掛けさせるのはちょっと迷惑ですよね?捨てるべき書類は捨てて、残しておくべき書類はきちんと管理するのが理想です。あなたもまずは、書類を封筒から出すところから始めてみませんか?
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